Pembekalan Materi Teknik Persidangan

pemateri memberikan pengarahan teknik sidang

Persidangan merupakan suatu kegiatan yang selalu ada dalam setiap organisasi.

Sebelum kita membahas tentang persidangan terlebih dahulu kita harus fahami beberapa istilah yang terkadang membuat rancu definisi atau makna dari persidangan diantaranya diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya.

Diskusi atau dialog adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara bersama sama guna memecahkan suatu permasalahan dengan jalan saling “ adu” argumentasi dalam memberikan saran, usulan, dan atau solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Dalam memberikan setiap argumentasi yang harus dikedepankan adalah kebenaran dan obyektifitas serta dilakukan dengan cara yang sopan, arif dan bijaksana.

Rapat adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau kepanitiaan dalam rangka membahas agenda yang telah ditetapkan.

Seminar atau simposium adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk membahas suatu topik, dengan mendatangkan pemateri yang relevan dengan topik yang sedang dibahas.

Lokakarya adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan tujuan untuk merumuskan program kerja yang harus dilakukan.

A.     PERSIDANGAN

Persidangan adalah suatu forum yang bertujuan untuk menghasilkan keputusan- keputusan dan ketetapan – ketetapan tentang berbagai hal sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.

Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti tersebut di atas adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Kalau dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi kalau dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang sifatnya mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara konstitusi atau hukum.

peserta diklat latihan teknik persidangan

        Jenis – Jenis Persidangan

1.      Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta sidang. 
2.      Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Peserta sidang komisi diambilkan dari peserta sidang pleno sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan. 
3.      Sidang Sub Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang sub komisi. Peserta sidang sub komisi diambilkan dari peserta sidang komisi yang terkait sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang sub komisi selanjutnya dibawa ke sidang komisi dan atau pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

C.     Komponen –Komponen Yang Harus Ada Dalam Persidangan

1.      Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.

2.      Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.

3.      Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati.

4.      Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan.

5.      Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.

D.     Jenis – Jenis Pimpinan Sidang

1.      Pimpinan Sidang Pleno adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang pleno.

2.      Pimpinan Sidang Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang komisi.

3.      Pimpinan Sidang Sub komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang sub komisi

E.     Interupsi

Secara terminologi interupsi berarti menyela. Kata interupsi hanya dipakai jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah, pendapat, solusi, informasi dll pada saat sedang terjadi sebuah perdebatan atau diskusi di dalam persidangan.

Macam –Macam Interupsi

1.      Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.

2.      Interupsi point of Information, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi

3.      Interupsi point of Order, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah kepada pimpinan sidang dan atau peserta sidang.

4.      Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.

5.      Interupsi point of Clarification, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat atau informasi.

6.      Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu solusi.

F.      Teknik Penggunaan Palu Sidang

1.      Ketukan 3 X dipakai untuk :

v  Membuka sidang

v  Menutup sidang

v  Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran

2.      Ketukan 2 X dipakai untuk :

v  Memindahkan palu sidang

v  Menerima palu sidang

v  Menetapakan break, jika menggunakan perkalian 2. contoh break 2 x 5 menit.

3.      Ketukan 1 X dipakai untuk :

v  Keputusan tiap point

v  Menetapkan break, jika menggunakan perkalian 1. contoh break 1 X 5 menit.

4.      Ketukan tak beraturan, dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai. 

pembukaan materi teknik sidang

peserta sangat antusias mendengarkan